Ces nouvelles règles entrent en vigueur à partir de tous les exercices comptables clos au 31 décembre 2020.

L’arrêté du 21 juillet 2020 prévoit l’obligation de tenir une comptabilité analytique pour tout organisme de formation réalisant des formations par apprentissage, et ce, afin de retracer l’ensemble des coûts et des produits qui interviennent dans la réalisation de la formation par apprentissage.

Sous peine de sanctions pénales, il convient d’appliquer la méthode dite des coûts complets qui permet d’établir non seulement le coût propre à l’activité d’apprentissage, mais aussi le coût réel de la formation, ainsi que les produits liés à l’activité de formation pour chaque diplôme ou titre préparé.

Cette comptabilité analytique doit être tenue par établissement lorsque cette prestation se réalisent sur plusieurs sites différents.

Une 2ème clé de répartition doit ici être mise en place pour distinguer les activités du CFA par rapport aux autres activités de formation au sein de l’organisme de formation.

Les produits inhérents à l’activité du CFA sont identifiés et répartis selon qu’il s’agit de produits issus de la facturation des contrats d’apprentissage ou des autres produits perçus au titre de l’apprentissage (par exemple, les dépenses libératoires des entreprises au titre de la taxe d’apprentissage).

Quant aux charges affectées à l’activité du CFA, elles doivent être identifiées et réparties entre :

• les charges directes et indirectes réputées incorporables de par leur nature,
• les autres charges réputées non incorporables qui sont étrangères à l’activité de formation par apprentissage.

C’est alors qu’une 3ème clé de répartition doit être mise en œuvre pour assurer une répartition des charges indirectes en fonction du nombre d’heures de formation propre à chaque diplôme ou titre préparé, ou à défaut, en fonction des effectifs propres à chaque typologie de formation.

Les procédures d’affectation des charges aux comptes concernant les activités du CFA, ainsi que la détermination des clés de répartition, doivent faire partie du système d’information comptable de l’organisme, et elles doivent être contrôlables à travers une documentation interne explicite.

Enfin, tout CFA a désormais l’obligation de communiquer à FRANCE COMPETENCES après le 31 décembre de chaque année civile (quelle que soit la date de clôture des comptes) les coûts déterminés par diplôme et titres préparés au titre d’une année civile, et ce, conformément à l’annexe de l’arrêté ci-joint.